18/07/2014

Organizar interrupções diárias


O seu trabalho poderá ter Interrupções diárias e, de forma a gerir o seu tempo de forma eficaz  considere em planear essas interrupções na sua agenda diária.


Pense na sua última jornada de trabalho, e lembre-se das muitas interrupções que ocorreram. Pode ter havido telefonemas, e-mails, conversas de corredor, colegas param no seu escritório, ou qualquer outra coisa que inesperadamente exigiu a sua atenção e, ao fazê-lo, distrair-lo da tarefa em mão.
Porque o dia tem apenas x horas em que, um punhado de pequenas interrupções podem roubar-lhe o tempo que você precisa para alcançar os seus objectivos e ser bem sucedido em seu trabalho e na sua vida.
Mais do que isso, eles podem quebrar o foco necessário, o que significa que você tem que gastar tempo em envolver-se novamente com os processos de pensamento que serão necessários para concluir com êxito as suas tarefas do dia.

A chave para controlar interrupções é saber quais são e se são necessárias, e planeá-las diariamente. As dicas a seguir irão ajudá-lo a fazer isso, e assim evitar interrupções que o podem comprometer o seu sucesso.



Analise o que provoca as interrupções diárias debaixo de olho. Registe cada interrupção que ocorra, e marque a pessoa que o interrompeu, data, e a hora em que ocorre, se seria uma  interrupção válida, e se era urgente ou não (ou se alguém poderia ter esperado até uma altura melhor.)

Depois de ter registado as interrupções durante uma semana, sente-se e analise a informação.





1. Quais serão as interrupções válidas e quais não são?


Você precisa lidar com as interrupções válidas. Vamos mostrar mais abaixo como você pode programar o seu dia, de modo que  recebam a atenção necessária, enquanto você ainda tem o tempo que precisa para enfrentar adequadamente o seu trabalho diário.
Quanto às interrupções que não são válidas, você deve encontrar uma maneira de bloquear estas mesmas no futuro.


2. Analisar e conquiste Interrupções

Para analisar e conquistar as interrupções que você encontra no dia a dia, em primeiro lugar, analise se a interrupção é válida ou não.
Alguém poderia ter evitado interrompê-lo, esperando para uma reunião de rotina? Ou foi algo que deveria ter perguntado sobre em tudo?
Se não, lidar com isso adequadamente, mas de forma assertiva.
Em seguida, olhe o quão urgente as interrupções seriam, e se poderiam ter sido antecipadas. Você pode antecipar muitas interrupções diárias por meio de reuniões de rotina com as pessoas: Se as pessoas souberem  que terão acesso a si numa altura definida por si, eles vão aprender a economizar até questões não urgentes até que essa reunião se realize.
No entanto, algumas interrupções são urgente e válidas. Você precisa ser interrompido, e você precisa lidar com a situação.
Você vai ver quanto tempo é ocupado por estas interrupções válidas e urgentes. Bloquear esse tempo na sua agenda como "tempo de contingência", e só assumir como muito outros trabalhos, se podem encaixar no tempo restante. Você vai ter que fazer malabarismos neste outro trabalho em torno das interrupções, mas pelo menos você não vai ser sobrecarregado e evita stress pelas coisas que você não fez, porque elas foram deslocadas para situações de emergência.

3. Ponha o seu telefone a trabalhar para si (e não contra si)

Pode levar um longo caminho para controlar as interrupções telefónicas, que muitas pessoas têm  durante o decorrer do dia. Se você estiver com um prazo ou o seu foco deve ser intenso (e não interrompido), use o seu correio de voz para chamadas que apareçam, ou ter um  assistente que fale por si. Dessa forma, você pode lidar com chamadas por prioridade e, às vezes, aquelas que se adequam a si em dado momento. Na verdade, desta vez por telefone pode ser planeado no seu agendamento, tornando-se uma parte normal do seu dia de trabalho.

4. Recuperar o fôlego

Quando interrompido, é fácil ser "agarrado" na pressa de uma pessoa que está a interromper, pois, sem dúvida, vai sentir que o seu pedido é urgente. Porém, a maioria das interrupções não são genuinamente "condutoras de crise", e pode ultrapassar isso se tirar um pouco de tempo antes de agir.
Dedique alguns minutos para examinar a situação. Recupere o fôlego e limpe a sua cabeça. Um pequeno atraso, mesmo que um de apenas alguns minutos, vai um longo caminho para avaliar a situação com precisão e reagir de forma adequada.

5. Aprenda a dizer "não"

Muitas vezes é aceitável dizer "não" aos pedidos ou tarefas se estiver ocupado quando alguém perguntar por isso. Se não é uma tarefa importante, ou se isso pode ser feito mais tarde diga que não.
Quando este for o caso, dizer "não" de uma forma cortês e sincera, seguido de uma breve explicação é a melhor acção que deve tomar: "Eu estou a trabalhar contra um prazo muito apertado num projecto importante agora, então, desculpe-me, mas eu não posso ajudar no momento. " 


6. "Disponível" e "disponível" em Tempo

Simples, mas eficaz: Para que as pessoas saibam quando você está disponível. e quando você não está. Certifique-se de que as pessoas saibam que, durante o seu "tempo disponível", só devem interrompê-lo, se eles também o tiverem.
Isso minimiza interrupções e pode evitar ferir sentimentos.


Dica:

Tenha cuidado aqui. Se você é um gerente, uma parte importante do seu trabalho é estar disponível para as pessoas, para tratar de assuntos urgentes que surgam, e treinar a sua equipa para que as pessoas sejam o mais eficazes possível.
Por todos os meios, usar o "tempo disponível", mas não demais. Certifique-se que as pessoas sabem que podem interrompê-lo se houver uma verdadeira crise.

7. Interrupções incontroláveis

interrupções diárias que por muito que você tente, simplesmente não pode controlar.
A maioria das pessoas são felizes em agendar um horário mais conveniente, mas quando isso não funciona, defina rapidamente os parâmetros, dizendo algo como: "Eu só tenho cinco minutos para falar sobre isso agora", e cumpri-lo.
Não diga para a pessoa se sentar e não se envolva em conversa fiada. Incentivar a pessoa que o interrompeu  para ir directo ao assunto e se a solução não pode ser alcançada antes do tempo previsto acabar, defina um tempo para voltar a conversar do assunto mais tarde e, mais uma vez, cumpri-lo.